Biên bản bàn giao nhà ở cho thuê

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

---------------

BIÊN BẢN BÀN GIAO NHÀ Ở CHO THUÊ

(Kèm chỉ số công tơ điện, nước và bảng kê tài sản trong nhà)

Số: ..............................

Phụ lục không tách rời của Hợp đồng thuê nhà ở số: ..............................

ký ngày: ..............................

Căn cứ:

– Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13: Điều 476 về giao tài sản thuê, Điều 477 về nghĩa vụ bảo đảm giá trị sử dụng, Điều 479 về nghĩa vụ bảo quản tài sản thuê và Điều 482 về trả lại tài sản thuê;

– Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 (bản hợp nhất số 79/VBHN-VPQH ngày 26/3/2026): Điều 162 và Điều 163 về hợp đồng về nhà ở, Điều 164 về công chứng, chứng thực hợp đồng;

– Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13 (bản hợp nhất số 99/VBHN-VPQH): Điều 91 về nghĩa vụ chứng minh, Điều 94 về nguồn chứng cứ và Điều 95 về xác định chứng cứ.

PHÁP LUẬT KHÔNG BẮT BUỘC LẬP BIÊN BẢN NÀY. Toàn văn Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 (bản hợp nhất số 79/VBHN-VPQH ngày 26/3/2026) không có một chữ nào về biên bản bàn giao nhà cho thuê; Điều 163 khoản 5 chỉ đòi hợp đồng ghi "Thời gian giao nhận nhà ở", tức một mốc ngày. Đây là giấy tờ hai bên TỰ NGUYỆN lập. Giá trị của nó là giá trị CHỨNG CỨ: Bộ luật Dân sự lấy "tình trạng khi nhận" làm thước đo cho lúc trả nhà, nhưng không nói ghi lại thước đo ấy bằng cách nào — chỗ đó chính là chỗ tờ giấy này lấp vào.

I. HAI BÊN

1. BÊN CHO THUÊ (sau đây gọi là Bên A)

Ông/Bà: .......................................................

Sinh ngày: .......................................................

Số định danh cá nhân: .......................................................

Nơi cư trú: .......................................................

Điện thoại: .......................................................

2. BÊN THUÊ (sau đây gọi là Bên B)

Ông/Bà: .......................................................

Sinh ngày: .......................................................

Số định danh cá nhân: .......................................................

Nơi cư trú: .......................................................

Điện thoại: .......................................................

Trường hợp một bên là tổ chức: ghi tên tổ chức, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và người đại diện theo pháp luật.

II. NHÀ Ở BÀN GIAO

Địa chỉ: .......................................................

Loại nhà ở (nhà riêng lẻ, căn hộ chung cư, phòng trọ…): .......................................................

Diện tích sử dụng (m²) / Số phòng: .......................................................

Tầng, số phòng, số căn hộ (nếu có): .......................................................

Mục đích thuê đã ghi trong hợp đồng: .......................................................

III. HAI THỜI ĐIỂM CỦA TỜ GIẤY NÀY

1. Ngày BÊN A GIAO nhà cho Bên B: .......................................................

Người trực tiếp giao / Người trực tiếp nhận: .......................................................

2. Ngày BÊN B TRẢ nhà lại cho Bên A: .......................................................

Người trực tiếp trả / Người trực tiếp nhận lại: .......................................................

Dòng 2 để trống ở lần ký thứ nhất, chỉ điền khi trả nhà. Đừng xoá đi cho gọn — nó là dấu cho biết tờ giấy chưa dùng xong.

IV. CHỈ SỐ CÔNG TƠ ĐIỆN, NƯỚC

Ghi ĐỦ CẢ SỐ VÀ ẢNH. Số để đối chiếu, ảnh để chứng minh con số đó không bị chép nhầm hay sửa về sau. Chụp sao cho trong khung ảnh nhìn thấy cả mặt số lẫn số hiệu công tơ.

Công tơ riêng hay dùng chung — đánh dấu vào ô đúng:

[ ] Công tơ RIÊNG cho nhà, phòng thuê. Chỉ số ghi ở bảng trên là của riêng Bên B.

[ ] Công tơ DÙNG CHUNG với hộ khác. Ghi rõ cách chia đã thoả thuận trong hợp đồng (chia theo đầu người, theo công tơ phụ, theo tỉ lệ…): ..........................................................

Dùng chung mà chỉ ghi chỉ số, không ghi cách chia, thì cuối tháng vẫn cãi nhau như khi chưa ghi gì.

XUẤT XỨ ẢNH CHỤP — không bỏ qua mục này

Ảnh do ông/bà: .......................................................

chụp bằng thiết bị: .......................................................

chụp vào hồi ...... giờ ...... ngày ...... tháng ...... năm ............

Số lượng ảnh / cách đặt tên tệp: .......................................................

Nơi lưu (thư mục, thư điện tử, ứng dụng nhắn tin…): .......................................................

Hai bên xác nhận đã CÙNG XEM số ảnh nêu trên tại thời điểm chụp và thống nhất rằng ảnh phản ánh đúng hiện trạng. Bộ ảnh là bộ phận không tách rời của biên bản này.

Vì sao phải ghi những dòng vừa rồi: Điều 95 khoản 2 Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13 chỉ coi tài liệu nhìn được là chứng cứ khi nó được xuất trình KÈM THEO một văn bản nói rõ xuất xứ. Xấp ảnh trong điện thoại, đứng một mình, chưa phải chứng cứ. Chính mục này là văn bản đó.

V. HIỆN TRẠNG NHÀ Ở

Mô tả theo vị trí dễ tìm, đừng ghi "bình thường" hay "nhà có hư hỏng". Chỗ nào không kiểm tra được thì ghi "chưa kiểm tra được" kèm lý do và hẹn ngày kiểm lại.

VI. HƯ HỎNG ĐÃ TỒN TẠI TRƯỚC KHI BÊN B VÀO Ở

Đây là mục quan trọng nhất của cả tờ giấy. Cái gì ghi được ở đây thì lúc trả nhà không còn phải cãi. Nếu không có hư hỏng nào, GHI CHỮ "KHÔNG CÓ" vào hàng đầu và gạch chéo các hàng còn lại — ô để trắng có thể bị điền thêm về sau.

VII. BẢNG KÊ TÀI SẢN, TRANG THIẾT BỊ TRONG NHÀ

Ghi từng món theo vị trí, kèm số lượng. "Đầy đủ nội thất" không phải một dòng kê khai. Thiết bị có số máy, số khung thì ghi số vào cột tên.

Gạch chéo phần bảng còn thừa trước khi ký, để không ai điền thêm được món nào sau khi hai bên đã ký.

VIII. CHÌA KHOÁ, THẺ RA VÀO

Mã khoá số, mã cửa từ đã đổi / chưa đổi khi giao: .......................................................

Cách xử lý khi mất chìa khoá, thẻ (ai làm lại, báo cho ai): .......................................................

IX. HƯ HỎNG NHỎ BÊN B TỰ SỬA

Điều 477 khoản 1 Bộ luật Dân sự buộc bên cho thuê sửa những hư hỏng, khuyết tật của tài sản thuê, "trừ hư hỏng nhỏ mà theo tập quán bên thuê phải tự sửa chữa". Chữ "tập quán" không có định nghĩa trong luật, nên nếu để nguyên thì nó nổ đúng vào lúc trả nhà. Hai bên liệt kê ngay bây giờ:

1: .......................................................

2: .......................................................

3: .......................................................

Việc ngoài danh sách trên thì báo cho Bên A trong thời hạn (số ngày): .......................................................

Báo bằng cách nào (số điện thoại, ứng dụng nhắn tin, thư điện tử): .......................................................

X. ĐỌC TỜ GIẤY NÀY THẾ NÀO KHI TRẢ NHÀ

Khi trả nhà, đối chiếu từng dòng giữa hai cột. Mọi khác biệt tìm thấy đều rơi vào đúng một trong ba nhóm dưới đây, và ba nhóm này KHÔNG được gộp vào nhau vì hậu quả pháp lý của chúng khác hẳn nhau:

1. VẾT CŨ — thứ đã có trước khi Bên B vào ở. Nhận ra bằng cách tra mục VI và cột "LÚC GIAO". Đã ghi ở đó thì không phải việc của Bên B.

2. HAO MÒN TỰ NHIÊN — sự cũ đi do dùng bình thường theo thời gian: sơn bạc màu, bản lề rão, gioăng chai cứng, thiết bị yếu dần. Điều 479 khoản 1 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, nguyên văn: "Bên thuê không chịu trách nhiệm về những hao mòn tự nhiên do sử dụng tài sản thuê." Điều 482 khoản 1 nhắc lại hai lần cụm "trừ hao mòn tự nhiên".

3. HƯ HỎNG, MẤT MÁT DO LỖI CỦA BÊN B — vỡ, nứt do va đập, mất món, sửa chữa cải tạo không xin phép. Điều 479 khoản 1 cùng bộ luật: "nếu làm mất, hư hỏng thì phải bồi thường".

Nguyên văn Điều 482 khoản 1 — câu quyết định cả cuộc đối chiếu này: "Bên thuê phải trả lại tài sản thuê trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc theo đúng như tình trạng đã thỏa thuận; nếu giá trị của tài sản thuê bị giảm sút so với tình trạng khi nhận thì bên cho thuê có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ hao mòn tự nhiên."

Việc thanh toán, hoàn trả hay khấu trừ tiền đặt cọc KHÔNG quyết ở tờ này — nó theo thoả thuận đã ghi trong hợp đồng thuê nhà. Tờ này chỉ xác lập hiện trạng ở hai thời điểm để việc tính toán kia có căn cứ.

Kết luận của hai bên khi trả nhà (thuộc nhóm nào, xử lý ra sao): .......................................................

....................................................................

....................................................................

XI. Ý KIẾN RIÊNG CỦA MỖI BÊN

Không thống nhất được một mục nào thì vẫn ký, nhưng ghi ý kiến của mình vào đây. Ký mà im lặng dễ bị hiểu là đã đồng ý toàn bộ; bỏ về không ký thì mất luôn tờ giấy.

Ý kiến của Bên A:

....................................................................

....................................................................

....................................................................

....................................................................

Ý kiến của Bên B:

....................................................................

....................................................................

....................................................................

....................................................................

XII. SỐ BẢN

Biên bản lập thành ...... bản có giá trị như nhau; mỗi bên giữ 01 BẢN GỐC có chữ ký trực tiếp của cả hai bên ở cả hai lần ký, không phải bản photo.

Điều 95 khoản 1 Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13: "Tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận." Ảnh chụp tờ giấy trong điện thoại không thay được bản gốc trong tay.

Biên bản này KHÔNG phải công chứng, chứng thực. Điều 164 khoản 2 Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 xếp việc thuê nhà ở vào nhóm không phải công chứng, chứng thực trừ khi các bên có nhu cầu — giấy tờ đi kèm hợp đồng thuê cũng vậy.

KÝ LẦN 1 — KHI BÊN A GIAO NHÀ

Ký sau khi đã điền xong toàn bộ các cột "LÚC GIAO" và mục VI, VII, VIII.

Lập tại: .......................................................

Vào hồi ...... giờ ...... ngày ...... tháng ...... năm ............

BÊN CHO THUÊ (Bên A) BÊN THUÊ (Bên B)

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

NGƯỜI CHỨNG KIẾN (nếu có)

(Ký, ghi rõ họ tên, số điện thoại)

KÝ LẦN 2 — KHI BÊN B TRẢ NHÀ

Ký sau khi đã điền xong toàn bộ các cột "LÚC TRẢ" và mục X trên chính tờ giấy này.

Lập tại: .......................................................

Vào hồi ...... giờ ...... ngày ...... tháng ...... năm ............

BÊN CHO THUÊ (Bên A) BÊN THUÊ (Bên B)

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

NGƯỜI CHỨNG KIẾN (nếu có)

(Ký, ghi rõ họ tên, số điện thoại)