Biên bản bàn giao nhà thuê: kiểm tra và ghi điện nước

Biên bản bàn giao nhà thuê gắn với hợp đồng như thế nào?

Biên bản, hợp đồng và phụ lục: mỗi tài liệu chứng minh việc gì?

Hợp đồng là căn cứ xác định thỏa thuận chính: căn nhà nào được thuê, giá và chi phí, thời hạn, cách thanh toán, thời điểm giao nhận cùng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Biên bản bàn giao chứng minh những gì thực tế đã được giao tại thời điểm cụ thể, gồm hiện trạng, tài sản, chỉ số và chìa khóa nếu có. Phụ lục dùng để bổ sung hoặc thay đổi một phần nội dung hợp đồng mà các bên muốn ghi nhận riêng, chẳng hạn danh mục tài sản hoặc thỏa thuận phát sinh. Khi lập biên bản, nên dẫn chiếu rõ hợp đồng và phụ lục liên quan để các tài liệu được đọc thống nhất.

Các thông tin phải khớp giữa hợp đồng và biên bản

Hai bên cần đối chiếu tên và thông tin nhận diện của các bên, địa chỉ căn nhà, loại nhà, diện tích, công năng, hiện trạng chất lượng và trang thiết bị kèm theo. Phần chi phí cũng phải thống nhất với hợp đồng, gồm giá thuê, điện nước, dịch vụ khác, phương thức và thời hạn thanh toán. Thời điểm giao nhận, hồ sơ kèm theo, danh mục tài sản và tình trạng thực tế không nên ghi theo cách mơ hồ hoặc trái nhau. Nếu có điểm thay đổi so với hợp đồng, cần nêu rõ đó là nội dung bổ sung, thay thế hay chỉ là ghi nhận thực tế để tránh hiểu biên bản đã sửa toàn bộ thỏa thuận.

Nguyên tắc trách nhiệm đối với tình trạng nhà thuê

Một biên bản bàn giao nhà thuê được lập đúng cách sẽ giúp đối chiếu cách ghi chỉ số điện nước khi thuê nhà và các hạng mục kiểm tra khi nhận nhà thuê, thay vì để hai bên chỉ dựa vào trí nhớ. Đây là tài liệu do bên cho thuê và bên thuê cùng lập để ghi nhận việc giao nhận, hiện trạng, tài sản và các khoản cần chốt tại một thời điểm cụ thể; pháp luật không mặc nhiên yêu cầu mọi giao dịch thuê nhà tư nhân phải dùng một mẫu biên bản thống nhất. Nguồn chính thức được kiểm chứng trong lượt tra cứu này công bố mẫu hợp đồng thuê nhà ở có các trường về loại nhà, vị trí, hiện trạng, diện tích, công năng và trang thiết bị, nhưng không xác nhận một mẫu biên bản bàn giao bắt buộc cho mọi trường hợp. Vì vậy, nên dẫn chiếu số hợp đồng thuê, căn nhà được giao và ngày lập biên bản để tài liệu này có mối liên hệ rõ ràng với thỏa thuận chính.

Hợp đồng thể hiện quyền và nghĩa vụ, giá thuê, chi phí điện nước, dịch vụ, phương thức và thời hạn thanh toán, thời điểm giao nhận cùng hồ sơ kèm theo; biên bản ghi tình trạng thực tế khi các thỏa thuận được thực hiện, còn phụ lục dùng để sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng. Theo mẫu hợp đồng được đăng tải, bên cho thuê phải giao nhà theo thỏa thuận và bảo đảm việc sử dụng ổn định; bên thuê có quyền yêu cầu giao đúng hiện trạng đã liệt kê và sửa chữa hư hỏng không do lỗi của mình. Bộ luật Dân sự quy định bên thuê bảo quản tài sản, sửa chữa nhỏ và bồi thường nếu làm mất, hư hỏng, nhưng không chịu trách nhiệm về hao mòn tự nhiên; khi trả nhà, tình trạng được đối chiếu với lúc nhận hoặc thỏa thuận khác giữa hai bên. Nếu tài sản không đúng chất lượng, số lượng, chủng loại, tình trạng hoặc thời điểm đã thỏa thuận, bên thuê có thể yêu cầu sửa chữa, giảm giá thuê, hủy bỏ hợp đồng và yêu cầu bồi thường theo điều kiện áp dụng. Tính đến ngày 18/8/2026, bản hợp nhất mới nhất của Luật Nhà ở là Văn bản hợp nhất số 79/VBHN-VPQH ban hành ngày 26/3/2026; bản này phản ánh mốc hiệu lực 01/08/2024 sau khi Luật số 43/2024/QH15 điều chỉnh; trong khi các trang công bố riêng của Luật Nhà ở và Luật Kinh doanh bất động sản vẫn hiển thị mốc ban đầu 01/01/2025, nên không nên trích một mốc mà không giải thích sự lệch này.

Kiểm tra hiện trạng trước khi ký theo từng nhóm hạng mục

Kết cấu, bề mặt và dấu hiệu cần mô tả ngay

Hãy quan sát trần, tường, sàn, cửa, lan can và các vị trí tiếp giáp để phát hiện nứt, thấm, phồng rộp, bong sơn, mốc, cong vênh hoặc dấu va đập. Mỗi dấu hiệu nên được mô tả theo vị trí dễ tìm, phạm vi tương đối, mức độ nhìn thấy và khả năng ảnh hưởng đến việc sử dụng. Đừng chỉ ghi “nhà có hư hỏng”, vì cách ghi này không giúp phân biệt vết đã tồn tại với vấn đề phát sinh sau khi nhận. Nếu có khu vực không thể kiểm tra do bị che khuất, hãy ghi nhận rõ lý do và thống nhất thời điểm kiểm tra lại.

Điện, nước, thiết bị cố định: thử thế nào để có căn cứ

Với điện, hãy bật thử các công tắc, ổ cắm và thiết bị cố định được bàn giao; với nước, mở vòi, xả nước và quan sát dòng chảy, thoát nước, rò rỉ hoặc dấu hiệu bất thường. Kết quả nên ghi theo từng vị trí hoặc thiết bị, chẳng hạn hoạt động bình thường, yếu, không hoạt động hay chưa thể thử. Nếu thiết bị cần hướng dẫn riêng, yêu cầu bên giao giải thích và ghi lại tình trạng sau khi thử. Ảnh chụp tại thời điểm kiểm tra có thể đính kèm biên bản, nhưng phần chữ vẫn phải nêu kết quả và các điểm hai bên còn thống nhất xử lý.

Nội thất rời, khóa và quyền ra vào không nên kiểm bằng trí nhớ

Kiểm tra hiện trạng nhà thuê nên đi theo từng vị trí, không chỉ ghi “đầy đủ nội thất”. Với tường, trần, sàn, cửa, kính, ban công và khu vệ sinh, cần ghi khu vực, màu sắc hoặc dấu vết, tình trạng sử dụng và ảnh hoặc video kèm theo. Hệ thống điện nước cần được thử tại chỗ trong phạm vi có thể, gồm công tắc, ổ cắm, đèn, vòi, bồn cầu, thoát sàn và thiết bị cố định; ghi rõ thiết bị hoạt động, hoạt động không ổn định hay chưa thể thử. Cũng nên ghi ai đã chứng kiến và ai xác nhận để danh mục nội thất gắn với căn nhà và thời điểm cụ thể.

Ghi tài sản và khiếm khuyết để tách vết cũ, hao mòn và hư hỏng

Ba nhóm tình trạng không được gộp vào một cột

Vết cũ là dấu hiệu đã có trước khi bên thuê nhận nhà và cần được ghi nhận như một phần hiện trạng ban đầu. Hao mòn tự nhiên phát sinh từ quá trình sử dụng bình thường, không nên tự động xem là hư hỏng phải bồi thường. Hư hỏng là tình trạng làm giảm công năng hoặc giá trị do sự cố, lỗi sử dụng hay nguyên nhân cần xác định. Ba nhóm này nên có cách ghi tách biệt, kèm mô tả và thỏa thuận xử lý nếu cần. Khi trả nhà, cách phân loại ban đầu sẽ giúp hai bên đối chiếu thay vì tranh luận chỉ dựa trên cảm nhận.

Cách mô tả đủ chi tiết để hai bên cùng đối chiếu

Một mô tả tốt cần cho biết tài sản hoặc bộ phận nào, nằm ở đâu, đang có biểu hiện gì và ảnh hưởng ra sao đến việc sử dụng. Hãy dùng đặc điểm nhận diện dễ kiểm tra như màu sắc, chất liệu, vị trí lắp đặt, dấu trầy hoặc bộ phận bị thiếu; tránh các từ chung chung như “cũ”, “xấu” hay “bình thường”. Với dấu vết, nên ghi phạm vi tương đối và hướng quan sát để hai bên nhận ra cùng một điểm khi đối chiếu. Nếu có ảnh kèm theo, đánh dấu ảnh tương ứng với dòng mô tả và lưu cùng biên bản.

Số sê-ri, phụ kiện nhỏ và tài liệu vận hành

Biên bản nhận nhà nên tách ít nhất ba nhóm: khiếm khuyết có trước khi bên thuê nhận, hư hỏng phát sinh trong thời gian sử dụng và phần việc bên cho thuê đồng ý khắc phục sau bàn giao. Lúc trả nhà, mỗi mục cần có tình trạng lúc nhận và lúc trả, căn cứ ảnh hoặc video, nhận định tạm thời về nguyên nhân và thời hạn xử lý nếu còn tranh luận. Không nên ghi ngay “bên thuê chịu chi phí” khi chưa phân biệt lỗi sử dụng với hao mòn tự nhiên; Bộ luật Dân sự không buộc bên thuê chịu trách nhiệm đối với hao mòn tự nhiên và cho phép đối chiếu với tình trạng các bên đã thỏa thuận. Thiết bị vốn đã không hoạt động nhưng được ghi nhận rõ từ đầu là căn cứ khác với thiết bị đang hoạt động rồi hư do lỗi của người sử dụng.

Ghi điện nước khi nhận, trả nhà và giữa kỳ hóa đơn

Một dòng điện hoặc nước cần có những trường thông tin nào?

Mỗi dòng ghi chỉ số nên có mã hoặc vị trí thiết bị đo, đơn vị tính, chỉ số hiển thị, thời điểm chốt, ảnh chụp, người ghi và tình trạng hóa đơn kỳ trước. Với nhà có nhiều công tơ, cần chỉ rõ thiết bị thuộc căn thuê, vị trí và ảnh tương ứng; không nên chỉ ghi một con số rời khỏi thiết bị. Hợp đồng cần được đối chiếu về giá thuê, chi phí điện nước, dịch vụ, phương thức và thời hạn thanh toán, nhưng không điền sẵn một đơn giá điện hoặc nước cố định vào biên bản nếu chưa xác định cách áp dụng tại thời điểm thanh toán. Đối với nước, hai bên cần kiểm tra biểu giá và hóa đơn của đơn vị cấp nước tại địa phương nơi có nhà thuê.

Bàn giao giữa kỳ: lưu hóa đơn nào và chốt phần tiêu thụ ra sao?

Nếu ngày nhận hoặc trả nhà không trùng ngày chốt hóa đơn, biên bản phải ghi chỉ số đầu kỳ, chỉ số tại thời điểm giao nhận và chỉ số khi đơn vị cung cấp chốt kỳ, nếu có thể thu thập. Lượng tiêu thụ trước thời điểm bàn giao được đối chiếu cho bên sử dụng trước đó, phần sau tính theo chênh lệch chỉ số hoặc phương án phân bổ đã thỏa thuận; hóa đơn đến sau cần được gửi cho bên có nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng. Cần lưu hóa đơn kỳ gần nhất, ảnh chỉ số tại ngày chốt, ngày phát hành và người cung cấp hóa đơn. Nếu chưa đủ dữ liệu để tách kỳ, nên ghi rõ khoản tạm chờ đối soát và không coi việc ký nhận nhà là xác nhận đã thanh toán toàn bộ.

Công tơ điện tử đọc từ xa: đối chiếu ảnh thiết bị với hóa đơn

EVN cho biết công tơ cơ và công tơ điện tử không đọc từ xa được ghi chỉ số tại hiện trường; một số đơn vị dùng thiết bị có camera để chụp ảnh tại thời điểm ghi. Với công tơ điện tử đo xa, chỉ số tự động cập nhật về máy chủ dữ liệu, nên ảnh màn hình do hai bên chụp và sản lượng trên hóa đơn có thể cần đối chiếu thêm với dữ liệu đọc xa. Sự khác nhau giữa các nguồn chưa đủ để kết luận bên nào sai, vì còn phải kiểm tra thời điểm ghi, kỳ hóa đơn, thiết bị tương ứng và cách quy đổi của đơn vị cung cấp. Trang giá điện của EVN được truy cập ngày 2026-08-13 vẫn liệt kê biểu giá bán lẻ theo Quyết định số 1279/QĐ-BCT ngày 09/05/2025; biểu giá và cách áp dụng cần được kiểm tra lại tại thời điểm thanh toán.

Công tơ chung và các khoản dịch vụ: chỉ nhận khi cách tính rõ ràng

Công tơ riêng khác công tơ tổng ở điểm nào khi lập biên bản?

Công tơ riêng phản ánh trực tiếp phần tiêu thụ gắn với căn nhà hoặc khu vực thuê, nên biên bản tập trung ghi nhận chỉ số và tình trạng của chính thiết bị đó. Công tơ tổng có thể bao quát nhiều căn hoặc nhiều khu vực, vì vậy chỉ số tổng chưa cho biết riêng phần điện nước của người thuê. Khi dùng công tơ tổng, cần xác định thêm cách tách phần sử dụng và ai chịu trách nhiệm ghi nhận. Biên bản cũng nên ghi vị trí, mã nhận diện nếu có, thời điểm đọc và ảnh thiết bị để tránh nhầm giữa các công tơ.

Cách ghi phương án phân bổ để tránh tranh chấp sau này

Phương án phân bổ cần nói rõ tổng chi phí lấy từ đâu, phần của căn nhà được xác định theo chỉ số nào và căn cứ chia là gì. Nếu không có công tơ riêng, các bên phải thống nhất trước cách tính theo tiêu chí phù hợp với thỏa thuận, cùng thời điểm chốt và người thực hiện. Hãy ghi cả cách xử lý khi chỉ số thiếu, hóa đơn về muộn, có thay đổi số người sử dụng hoặc phát sinh phần dùng chung. Mọi khoản dịch vụ nên có tên, kỳ tính và chứng từ đối chiếu; không nên chỉ ghi một tỷ lệ hoặc số tiền mà không giải thích nguồn gốc.

Đối chiếu hóa đơn điện nước và các khoản dịch vụ còn nợ

Chỉ số tại phòng thuê không đương nhiên là chỉ số thanh toán với đơn vị cung cấp nếu căn nhà dùng công tơ tổng hoặc đồng hồ nước chung. Trước khi ký, hai bên cần xác định thiết bị làm căn cứ đo, công thức phân bổ, thời điểm chốt, người cung cấp hóa đơn, người đứng tên hóa đơn và cách xử lý phần dùng chung; tất cả nên được ghi bằng văn bản trong hợp đồng hoặc biên bản dẫn chiếu hợp đồng. Không nên để trống cách tính rồi chỉ ghi “theo hóa đơn”, vì hóa đơn có thể phản ánh nhiều phòng hoặc khu vực chung. Với điện, EVN đăng ngày 09/05/2025 rằng khi chủ nhà kê khai đầy đủ số người sử dụng, định mức được tính theo thông tin cư trú và cứ 04 người được tính là một hộ sử dụng điện; khi số người thay đổi, chủ nhà có trách nhiệm thông báo để điều chỉnh định mức tính toán tiền điện.

Ở căn hộ chung cư, ngoài tiền thuê còn có thể phát sinh phí quản lý, phí gửi xe, internet, thẻ cư dân hoặc khoản sử dụng tiện ích theo quy chế vận hành và nội quy tòa nhà. Biên bản nhận và trả nên ghi khoản đã thanh toán, khoản chờ hóa đơn, kỳ tính, người nhận chứng từ và bên chịu trách nhiệm; riêng phí quản lý hoặc gửi xe cần hỏi ban quản lý nếu chủ nhà không trực tiếp cung cấp xác nhận. Đừng ghi giá điện, giá nước cố định khi chưa kiểm tra biểu giá đang áp dụng, cũng không suy ra giá nước từ hóa đơn của nơi khác; cần đối chiếu hóa đơn nước và phương án của đơn vị cấp nước tại địa phương. Nếu chưa xác định được công tơ hay người xuất hóa đơn, cần tạm ghi nhận hiện trạng và yêu cầu làm rõ bằng văn bản trước khi chốt chi phí.

Khung biên bản một trang và thời điểm cần lập bổ sung

Bố cục mẫu dùng chung cho lúc nhận và lúc trả nhà

Mẫu biên bản nhận nhà thuê hoặc trả nhà thuê có thể bắt đầu bằng thông tin căn nhà, bên giao, bên nhận, số hợp đồng được dẫn chiếu và thời điểm giao nhận. Phần giữa gồm danh mục hiện trạng, tài sản, điện nước và khoản dịch vụ; mỗi dòng dành chỗ cho mô tả, chỉ số hoặc số lượng, ảnh đính kèm và xác nhận của hai bên, cùng danh sách chìa khóa, thẻ từ, phụ kiện và tài liệu vận hành. Phần cuối ghi việc cần khắc phục, người chịu trách nhiệm, thời hạn phản hồi theo thỏa thuận, tình trạng hóa đơn còn chờ và cách xác nhận hoàn tất. Ảnh phối hợp với biên bản nên được lưu cùng tên hoặc mã để biết ảnh thuộc phòng, thiết bị hay chỉ số nào.

Các câu cần hỏi trước khi đặt bút ký

Trước khi ký, hãy hỏi bên nào chịu trách nhiệm sửa từng khiếm khuyết đã ghi, thời hạn xử lý và cách xác nhận khi hoàn tất. Cần hỏi chỉ số nào được chốt, khoản nào đã thanh toán, khoản nào còn treo và chứng từ nào sẽ dùng để đối chiếu. Nếu có tài sản chưa kiểm tra, chìa khóa hoặc hồ sơ chưa giao đủ, phải hỏi thời điểm bổ sung và người chịu trách nhiệm. Cũng nên hỏi nội dung nào trong biên bản chỉ ghi nhận hiện trạng, nội dung nào làm thay đổi thỏa thuận. Chỉ ký sau khi các câu trả lời được ghi rõ hoặc được thống nhất bằng tài liệu kèm theo.

Khi nào lập biên bản bổ sung, khi nào cần phụ lục hợp đồng

Biên bản bổ sung phù hợp khi cần ghi nhận một sự kiện hoặc kết quả kiểm tra phát sinh quanh việc giao, nhận, sử dụng hay trả nhà, trong khi các thỏa thuận chính vẫn giữ nguyên. Tài liệu này nên nêu rõ biên bản ban đầu, phần cần bổ sung và xác nhận của các bên. Phụ lục hợp đồng cần được cân nhắc khi nội dung mới làm thay đổi quyền, nghĩa vụ hoặc các điều khoản đã thỏa thuận như giá thuê, chi phí, thời hạn, phương thức thanh toán hay phạm vi tài sản thuê. Nếu thay đổi có tính lâu dài hoặc ảnh hưởng nhiều kỳ thanh toán, không nên chỉ ghi vắn tắt trong biên bản bàn giao.