Hợp đồng thuê nhà: Điều khoản bảo vệ cả bên thuê và bên cho thuê

Rà soát hợp đồng thuê nhà trước khi giao tiền giúp người thuê và chủ nhà biến một mẫu hợp đồng thuê nhà thành thỏa thuận phù hợp với căn nhà thực tế, thay vì chỉ ký theo mẫu có sẵn. Các điều khoản hợp đồng thuê nhà cần làm rõ người ký, hiện trạng, giá, thời hạn, tiền bảo đảm, sửa chữa và cách chấm dứt. Bài này tập trung vào thuê nhà ở thông thường, không đồng nhất với thuê mua nhà ở hoặc mua nhà ở hình thành trong tương lai. Dữ liệu pháp lý được đối chiếu đến ngày 2026-08-13.

Hình thức, hiệu lực và quyền cho thuê cần kiểm tra trước khi ký

Hợp đồng bằng văn bản và mốc hiệu lực phải tự chốt

Tính đến ngày 2026-08-13, hợp đồng về nhà ở phải lập thành văn bản, gồm thông tin các bên, mô tả nhà và thửa đất gắn với nhà, giá, thời hạn, phương thức thanh toán, thời điểm giao nhận, quyền nghĩa vụ, cam kết, thời điểm hiệu lực, ngày ký và chữ ký. Giao dịch thuê nhà ở không bắt buộc công chứng hoặc chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu. Cần ghi rõ ngày hoặc sự kiện làm phát sinh hiệu lực, chẳng hạn ngày ký hoặc ngày bàn giao, thay vì suy đoán hợp đồng có hiệu lực từ ngày nhận nhà. Nguồn chính thức về Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 ghi ngày có hiệu lực là 01/08/2024, trong khi một số bài tư vấn thương mại nêu mốc khác; khi rà soát, nên ưu tiên mốc từ nguồn chính thức.

Kiểm tra người ký, hiện trạng và quyền cho thuê

Trước khi chuyển tiền, người thuê nên xác định người ký là chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền có quyền cho thuê và đối chiếu thông tin nhận diện với tài liệu bên cho thuê cung cấp. Nhà cho thuê thuộc ngoại lệ không bắt buộc phải có Giấy chứng nhận trong giao dịch thuê, nhưng vẫn phải bảo đảm chất lượng và an toàn. Cần kiểm tra hệ thống điện, cấp nước, thoát nước, vệ sinh môi trường, lối ra vào và sự phù hợp giữa mô tả trong văn bản với căn nhà; điểm chưa rõ nên ghi thành điều kiện trước khi giao tiền thay vì chỉ trao đổi miệng.

Số bản, phụ lục và tài liệu kèm theo

Các bên nên ghi rõ mỗi bên giữ một bản hợp đồng có chữ ký đầy đủ và có giá trị như nhau, đồng thời đánh dấu toàn bộ phụ lục, giấy bàn giao hoặc tài liệu được dẫn chiếu trong hợp đồng. Phụ lục cần ghi tên, ngày lập, nội dung liên quan và chữ ký của các bên; nếu sửa đổi, phải thể hiện rõ phần nào được thay thế để tránh dùng nhầm bản cũ. Tài liệu kèm theo cũng nên lập danh mục, ghi số trang hoặc dấu hiệu nhận biết, rồi đính kèm ngay khi ký. Không nên để thỏa thuận quan trọng chỉ nằm trong tin nhắn mà không dẫn chiếu hoặc xác nhận lại trong hồ sơ hợp đồng.

Điều khoản hợp đồng thuê nhà về giá, kỳ thanh toán và chi phí

Giá thuê và các khoản phải trả được tách riêng

Giá thuê do các bên thỏa thuận hoặc do người thứ ba xác định; nếu thỏa thuận không có hoặc không rõ, giá có thể xác định theo giá thị trường tại địa điểm và thời điểm giao kết. Nên tách tiền thuê khỏi điện, nước, phí quản lý, gửi xe và dịch vụ khác, đồng thời nêu khoản đã bao gồm trong giá. Hợp đồng cần ghi kỳ trả, ngày đến hạn, phương thức trả và cách xác nhận đã nhận tiền.

Kỳ trả, chứng từ thanh toán và dữ liệu điện nước

Không nên chỉ viết “thanh toán hằng tháng” mà không xác định ngày bắt đầu tính, ngày đến hạn và thời gian sử dụng tương ứng. Với điện, nước và phí quản lý, cần ghi nguồn dữ liệu, chỉ số công tơ khi nhận và trả nhà, bên nhận hóa đơn, thời điểm chốt số và cách xử lý khoản phát sinh chưa có hóa đơn. Nếu chuyển khoản, ghi tài khoản nhận và nội dung chuyển tiền; nếu trả trực tiếp, lập biên nhận có ngày, kỳ thanh toán và số tiền. Luật Nhà ở 2023 cho phép thỏa thuận giá thuê và trả tiền theo định kỳ hoặc một lần, nên kỳ thanh toán cần được viết cụ thể.

Quy tắc điều chỉnh giá không để một bên tự quyết

Điều khoản tăng giá cần nêu điều kiện kích hoạt, thời điểm đề xuất, thời gian thông báo và ngày áp dụng; không nên trao cho một bên quyền tự thay đổi giá bằng thông báo đơn phương. Nếu giá do người thứ ba xác định, cần ghi người đó, trường hợp được yêu cầu và thời điểm áp dụng kết quả. Nếu không thay đổi giá trong thời hạn thuê, hãy ghi rõ giá giữ nguyên; thời hạn thuê hoặc cơ chế điều chỉnh không rõ có thể làm phát sinh tranh chấp về giá đã thỏa thuận.

Tiền bảo đảm: tách mục đích, khấu trừ có chứng từ và hoàn phần còn lại

Không gộp tiền đặt cọc giao kết với tiền bảo đảm thực hiện

Trong hợp đồng thuê nhà ở thông thường, cần phân biệt khoản dùng để ràng buộc việc giao kết với khoản bảo đảm thực hiện nghĩa vụ trong quá trình thuê. Khoản 5 Điều 23 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 quy định chủ đầu tư dự án bất động sản chỉ được thu tiền đặt cọc không quá 5% giá bán, giá thuê mua từ bên đặt cọc để mua hoặc thuê mua; quy định này không mặc nhiên áp dụng cho khoản tiền bảo đảm trong hợp đồng thuê nhà ở thông thường. Vì vậy, không nên lấy trần 5% làm kết luận cho mọi giao dịch thuê. Điều khoản cần ghi người giữ tiền, nghĩa vụ được bảo đảm, việc bù trừ và cách xử lý nếu việc thuê không bắt đầu.

Danh mục khấu trừ phải đi cùng chứng từ

Danh mục khấu trừ nên gắn với nghĩa vụ có thể kiểm tra như tiền thuê còn thiếu, chi phí dịch vụ chưa thanh toán hoặc thiệt hại vượt hao mòn tự nhiên, cùng căn cứ như biên bản hiện trạng, chỉ số công tơ, hóa đơn, báo giá hoặc tài liệu đã thống nhất. Không nên ghi bên cho thuê được giữ toàn bộ tiền nếu có bất kỳ vi phạm nào. Bên thuê cũng không mặc định được hoàn tiền cọc chỉ bằng yêu cầu miệng, vì kết quả đối soát phụ thuộc vào thỏa thuận, tình trạng nhà, công nợ và chứng cứ. Nên quy định thời gian phản hồi, quyền kiểm tra tài liệu và cơ chế xác nhận phần không tranh chấp.

Chốt ngày đối soát và hoàn phần tiền còn lại

Hợp đồng nên xác định thời điểm lập biên bản trả nhà, ngày chốt điện nước và cách xử lý hóa đơn chưa phát hành khi bàn giao. Bên giữ tiền phải thông báo khoản khấu trừ, cung cấp chứng từ phù hợp và hoàn phần còn lại trong thời hạn đã thỏa thuận. Nếu chưa thể chốt hóa đơn, có thể tạm giữ đúng phần cần đối soát rồi quyết toán sau, thay vì giữ toàn bộ khoản tiền không giới hạn. Hồ sơ bàn giao và chứng từ là nền tảng để thương lượng, không điều khoản nào nên hứa chắc chắn bên thuê hoặc bên cho thuê luôn thắng về tiền cọc.

Biên bản bàn giao, hiện trạng thiết bị và quy trình sửa chữa

Biên bản nhận nhà phải kiểm đếm được gì

Biên bản bàn giao nên mô tả từng khu vực, tường, sàn, trần, cửa, thiết bị, chìa khóa, thẻ ra vào và tình trạng hoạt động khi nhận nhà. Chỉ số công tơ điện, nước cần ghi cùng ngày bàn giao; ảnh chụp nên có góc rộng và ảnh chi tiết. Vật dụng đã cũ nhưng còn sử dụng được cần ghi rõ tình trạng. Biên bản, ảnh và phụ lục thiết bị nên được hai bên ký hoặc xác nhận theo cách có thể truy xuất để phân biệt hư hỏng có sẵn với hư hỏng phát sinh.

Ba nhóm hư hỏng và trách nhiệm tương ứng

Bên cho thuê phải bảo đảm nhà phù hợp mục đích thuê trong suốt thời gian thuê và sửa chữa hư hỏng, khuyết tật, trừ hư hỏng nhỏ mà theo tập quán bên thuê tự sửa. Bên thuê phải bảo quản, bảo dưỡng và sửa chữa nhỏ; nếu làm mất hoặc hư hỏng tài sản thì phải bồi thường, nhưng không chịu trách nhiệm về hao mòn tự nhiên. Tu sửa làm tăng giá trị nhà cần có sự đồng ý của bên cho thuê để làm cơ sở yêu cầu thanh toán chi phí hợp lý. Điều khoản không nên chuyển toàn bộ hỏng hóc cho người thuê hoặc coi mọi xuống cấp là thiệt hại phải bồi thường.

Báo hỏng, tự sửa trong trường hợp cần thiết và hóa đơn

Quy trình báo hỏng nên ghi kênh thông báo, thông tin cần gửi, cách xác nhận, mốc phản hồi và trường hợp khẩn cấp. Khi đã thông báo mà bên cho thuê không sửa chữa hoặc sửa không kịp thời, bên thuê có thể tự sửa với chi phí hợp lý, phải báo cho bên cho thuê và có quyền yêu cầu thanh toán theo quy định. Người thuê nên lưu tin báo, ảnh trước và sau sửa, hóa đơn, báo giá và trao đổi về việc không thể chờ sửa chữa; chủ nhà nên xác nhận phạm vi xử lý. Khi trả tài sản, bên thuê phải trả như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc tình trạng đã thỏa thuận; nếu chậm trả, bên cho thuê có thể yêu cầu tiền thuê trong thời gian chậm trả và bồi thường, còn tiền phạt chỉ đặt ra khi có thỏa thuận.

Quyền sử dụng ổn định, kiểm tra tài sản và việc cho thuê lại

Mục đích ở, người cùng ở và trách nhiệm phối hợp

Hợp đồng nên ghi mục đích sử dụng, số người cùng ở, việc nuôi vật nuôi, tiếp khách, sử dụng khu vực chung và đầu mối phối hợp về cư trú theo cách có thể kiểm chứng. Không nên viết thành lời hứa thay cơ quan nhà nước về đăng ký cư trú hoặc thủ tục hành chính; chỉ phân định hồ sơ mỗi bên cung cấp và trách nhiệm phối hợp. Người thuê có quyền sử dụng nhà trong thời hạn thỏa thuận nhưng phải bảo quản tài sản và dùng đúng mục đích. Bên cho thuê không được tự xem quyền sở hữu là quyền vào nhà hoặc thu hồi nhà bất kỳ lúc nào trong thời hạn thuê.

Kiểm tra nhà có hẹn trước và tình huống khẩn cấp

Hai bên nên thỏa thuận lý do kiểm tra, kênh hẹn, người được vào nhà, thời gian báo trước và cách lập xác nhận sau kiểm tra. Trường hợp khẩn cấp cần mô tả đủ rõ để tránh gắn nhãn “khẩn cấp” cho mọi lần muốn vào nhà. Nếu kiểm tra định kỳ, nên thống nhất lịch hoặc nguyên tắc đặt lịch, thay vì để chủ nhà tự đến bất cứ lúc nào. Khi người thuê muốn cho mượn, cho thuê lại hoặc thay đổi hiện trạng, cần xin đồng ý trước; Luật Nhà ở 2023 ghi nhận quyền cho thuê lại chỉ phát sinh khi được bên cho thuê đồng ý.

Cho mượn, cho thuê lại, cải tạo và sự đồng ý có thể chứng minh

Sự đồng ý về cho thuê lại, cho mượn, đục phá, cơi nới hoặc cải tạo nên lập bằng văn bản, tin nhắn hoặc hình thức có thể chứng minh, nêu rõ phạm vi, thời gian, chi phí và việc hoàn trả hiện trạng. Tự ý cải tạo, cho mượn hoặc cho thuê lại có thể là căn cứ để bên cho thuê đơn phương chấm dứt và thu hồi nhà theo trường hợp luật định. Bên cho thuê cần nói rõ giới hạn sử dụng từ đầu, không đặt yêu cầu mới sau khi người thuê nhận nhà nếu chưa có thỏa thuận phù hợp. Điều khoản nên nêu người phê duyệt, cách phê duyệt và hậu quả được đối soát.

Chấm dứt trước hạn, chậm trả, đổi chủ và chốt tranh chấp

Không dùng lẫn “03 tháng” với “ba kỳ liên tiếp”

Điều khoản chậm trả cần ghi rõ kỳ thanh toán. Điều 481 Bộ luật Dân sự 2015 nêu trường hợp các bên trả tiền theo kỳ hạn và bên thuê không trả tiền trong ba kỳ liên tiếp, trong khi điểm b khoản 2 Điều 172 Luật Nhà ở 2023 nêu trường hợp bên thuê không trả đủ tiền thuê từ 03 tháng trở lên mà không có lý do đã thỏa thuận. Hai cách diễn đạt có thể trùng nhau khi trả hằng tháng, nhưng không nên tự đồng nhất với kỳ quý, nửa năm hoặc kỳ khác. Hợp đồng nên ghi kỳ trả, hành vi vi phạm, thời gian khắc phục và cách gửi thông báo; nếu tranh chấp, nên tham vấn người có chuyên môn.

Thông báo chấm dứt, trả nhà và đối soát công nợ

Bên cho thuê không được đơn phương chấm dứt và thu hồi nhà trong thời hạn thuê, trừ trường hợp luật định, trong đó có không trả đủ tiền từ 03 tháng trở lên mà không có lý do đã thỏa thuận, dùng nhà sai mục đích, tự ý đục phá, cơi nới, cải tạo, phá dỡ hoặc cho mượn, cho thuê lại không được đồng ý. Bên thuê có quyền đơn phương chấm dứt khi bên cho thuê không sửa chữa hư hỏng nặng, tăng giá bất hợp lý hoặc không đúng thỏa thuận, hoặc quyền sử dụng bị hạn chế do lợi ích của người thứ ba. Bên đơn phương chấm dứt phải báo trước ít nhất 30 ngày, trừ khi có thỏa thuận khác; với hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng chấm dứt sau 90 ngày kể từ ngày bên cho thuê thông báo cho bên thuê. Khi kết thúc, cần xác định căn cứ, thông báo có xác nhận, trả nhà, chốt công nợ, lập biên bản và xử lý tiền bảo đảm.

Nhà bị bán, đổi chủ hoặc chủ sở hữu qua đời

Nếu chủ sở hữu chết hoặc chuyển quyền sở hữu nhà đang cho thuê khi thời hạn thuê còn, bên thuê được tiếp tục thuê đến hết hạn; người thừa kế hoặc chủ sở hữu mới phải tiếp tục thực hiện hợp đồng, trừ khi có thỏa thuận khác. Khi bán nhà đang cho thuê, chủ sở hữu phải thông báo bằng văn bản về việc bán và điều kiện bán. Nếu bên thuê đã thanh toán đủ tiền thuê đến thời điểm nhận thông báo, bên thuê có quyền ưu tiên mua; sau 30 ngày kể từ khi nhận thông báo mà không mua, chủ sở hữu được bán cho người khác, trừ khi có thỏa thuận thời hạn khác. Khi đổi chủ, hai bên nên xác nhận người nhận tiền thuê, tiền bảo đảm, thời hạn còn lại và các phụ lục đang có hiệu lực.

Lưu chứng cứ và thương lượng trước khi phát sinh tranh chấp

Ngay từ khi ký, mỗi bên nên lưu một bộ hồ sơ có hợp đồng, phụ lục, chứng từ thanh toán, thông báo và trao đổi liên quan. Tin nhắn hoặc thư điện tử cần được giữ nguyên nội dung, thời gian và người gửi; các cuộc trao đổi trực tiếp nên được xác nhận lại bằng văn bản để hạn chế tranh cãi về sau. Khi phát sinh bất đồng, hãy nêu rõ vấn đề, yêu cầu, thời hạn phản hồi và tài liệu làm căn cứ, thay vì chỉ tranh luận bằng lời nói. Nếu đạt được phương án xử lý, nên lập văn bản ghi nhận nội dung đã thống nhất, trách nhiệm thực hiện và việc hoàn tất nghĩa vụ của mỗi bên.