Hợp đồng thuê phòng trọ: cách ghi để tránh tranh chấp

Hợp đồng thuê phòng trọ và hợp đồng thuê nhà nguyên căn: mẫu hợp đồng thuê phòng trọ, đặt cọc thuê trọ ghi thế nào?

Một quan hệ thuê nhà ở, nhưng đối tượng và nghĩa vụ không giống nhau

Cả thuê phòng trọ và thuê nhà nguyên căn đều là hợp đồng thuê tài sản: bên cho thuê giao tài sản để sử dụng trong thời hạn nhất định, còn bên thuê trả tiền thuê. Tuy nhiên, tài sản được giao, phạm vi sử dụng và mức độ phối hợp giữa các bên có thể khác nhau. Với phòng trọ, nghĩa vụ thường gắn với phần diện tích riêng cùng những quyền sử dụng được thỏa thuận; với nhà nguyên căn, bên thuê thường trực tiếp quản lý toàn bộ không gian được giao. Vì vậy, không nên dùng một mẫu chung rồi bỏ trống phần mô tả tài sản, quyền sử dụng và trách nhiệm bảo quản. Hợp đồng vẫn phải lập thành văn bản, thể hiện rõ thỏa thuận của các bên.

Bảng đối chiếu: thuê một phòng trong nhà nhiều phòng và thuê toàn bộ căn nhà

Khoanh đúng phần được thuê, phần dùng chung và hiện trạng khi nhận nhà

Thuê một phòng: mô tả vị trí, khu vực riêng và quyền dùng khu chung

Với nhà trọ nhiều phòng, hợp đồng nên ghi số hoặc ký hiệu phòng, vị trí, tầng, lối tiếp cận và những vật gắn với phòng được giao. Phần dùng chung cũng cần nêu cụ thể bếp, sân, lối đi, chỗ để xe, khu giặt hoặc khu vệ sinh nào được sử dụng, ai có quyền sử dụng và có giới hạn nào. Nếu chỉ ghi “thuê phòng tại địa chỉ…” mà không xác định phòng nào, tranh chấp có thể phát sinh khi chủ nhà đổi phòng, sắp xếp lại chỗ để xe hoặc cho người khác dùng khu vực mà người thuê tưởng là riêng. Cách ghi tốt là gắn mô tả trong hợp đồng với sơ đồ, ảnh hoặc biên bản bàn giao có ngày lập.

Thuê cả nhà: ghi ranh giới sử dụng, đất gắn với nhà và phần bị loại trừ nếu có

Với nhà nguyên căn, cần mô tả toàn bộ căn nhà, các tầng, phòng, sân và phần đất gắn với nhà thuộc phạm vi sử dụng; nếu chủ nhà giữ lại một phòng, kho, sân hoặc khu vực khác thì phải ghi rõ phần bị loại trừ. Biên bản nhận nhà nên ghi số chìa khóa, tài sản kèm theo, chỉ số công tơ, dấu vết thấm dột, nứt vỡ và tình trạng thiết bị tại thời điểm giao nhận, để phân biệt hư hỏng có sẵn với hư hỏng phát sinh. Người thuê cũng nên kiểm tra chất lượng, an toàn, hệ thống điện, cấp nước, thoát nước và vệ sinh môi trường, bởi nhà cho thuê phải bảo đảm các điều kiện này trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Giấy chứng nhận không phải điều kiện bắt buộc đối với nhà ở cho thuê theo dữ kiện pháp lý hiện hành, nhưng hợp đồng vẫn cần thể hiện rõ nhà và chủ thể cho thuê để đối chiếu.

Tách ba dòng tiền để không lẫn tiền thuê, tiền bảo đảm và chi phí sử dụng

Tiền thuê, tiền bảo đảm và chi phí sử dụng phải có cách đối chiếu riêng

Điều khoản tiền thuê nên ghi kỳ trả, phương thức trả, ngày đến hạn và cách xác nhận đã thanh toán. Tiền bảo đảm thực hiện hợp đồng cần tách thành mục riêng, nêu mục đích, những khoản có thể khấu trừ, cách thông báo, chứng từ chi phí và thời điểm hoàn trả theo thỏa thuận; không nên ghi “mất cọc” mà không nói rõ hành vi hoặc thiệt hại nào dẫn đến việc đó. Điện, nước, mạng, rác, gửi xe và sửa chữa cũng phải có cách tính riêng, gắn với công tơ, hóa đơn hoặc quy tắc chia mà các bên có thể kiểm tra. Khi trả nhà, đối chiếu ba nhóm này theo từng dòng sẽ rõ hơn so với việc trừ gộp.

Không lấy mức 5% của giao dịch mua để áp vào tiền bảo đảm thuê nhà

Mức đặt cọc không quá 5% tại Điều 23 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 áp dụng cho tiền đặt cọc để mua hoặc thuê mua nhà ở, công trình xây dựng hình thành trong tương lai khi bất động sản đã đủ điều kiện đưa vào kinh doanh, không phải mức trần trực tiếp của thuê phòng hoặc thuê nguyên căn thông thường. Nếu gặp giao dịch mua hoặc thuê mua loại tài sản hình thành trong tương lai, cần kiểm tra điều kiện đưa vào kinh doanh theo Điều 24 và cơ chế ngân hàng chấp thuận bảo lãnh nghĩa vụ tài chính theo Điều 26; các yêu cầu này không tự động gắn vào hợp đồng thuê ở thông thường. Với tiền bảo đảm trong thuê nhà, cần ghi rõ mục đích, căn cứ khấu trừ và thời hạn hoàn trả, chứ không tự suy ra một mức chuẩn từ giao dịch khác. Những khoản thanh toán ban đầu cũng nên có chứng từ hoặc xác nhận riêng, nhất là khi người thuê chưa nhận nhà.

Thuê cả nhà theo nhóm: ai ký, ai ở và ai được làm gì trong căn nhà

Chọn người đứng tên và ghi rõ cách đại diện cho nhóm

Nhóm thuê nên thống nhất trước ai là người ký với bên cho thuê và người đó ký với tư cách đại diện cho những ai. Văn bản cần ghi danh sách người cùng thuê, phạm vi đại diện, cách nhóm quyết định các vấn đề chung và trách nhiệm của từng thành viên đối với tiền thuê, chi phí phát sinh hoặc thiệt hại. Nếu chỉ một người đứng tên nhưng những người khác cùng sử dụng, cách phân chia nghĩa vụ giữa họ phải được lập thành thỏa thuận riêng hoặc ghi ngay trong hợp đồng. Cũng nên quy định khi một thành viên rời nhóm thì ai được thay thế, việc thay đổi có cần bên cho thuê chấp thuận hay không.

Người ở, người sử dụng và việc phải xin ý kiến trước

Danh sách người ở nên được ghi rõ ngay từ khi ký, đồng thời phân biệt người cùng thuê, người được phép sử dụng và khách đến thăm. Mỗi người cần tuân thủ mục đích sử dụng, nội quy và trách nhiệm bảo quản tài sản như nhóm đã cam kết. Nếu phát sinh người ở mới, chuyển quyền sử dụng cho người khác hoặc muốn cho mượn, cho thuê lại, bên thuê cần xin ý kiến bên cho thuê trước; pháp luật chỉ cho phép cho thuê lại khi có sự đồng ý của bên cho thuê. Quy định này giúp tránh tranh cãi về việc ai được ở, ai phải chịu trách nhiệm và hành vi nào bị xem là vượt quá thỏa thuận.

Ghi đường ra khi muốn dừng thuê, trả nhà và đối chiếu thiệt hại

Thời hạn thuê và mốc thông báo phải đọc cùng nhau

Hợp đồng có thời hạn cần ghi ngày bắt đầu, ngày kết thúc và cách xử lý nếu một bên muốn dừng trước hạn; hợp đồng không xác định thời hạn cần có quy tắc thông báo phù hợp. Với nhà ở không thuộc tài sản công, nếu hợp đồng không xác định thời hạn thì hợp đồng chấm dứt sau 90 ngày kể từ khi bên cho thuê thông báo. Khi một bên đơn phương chấm dứt, nguyên tắc là phải báo trước ít nhất 30 ngày, trừ khi các bên có thỏa thuận khác, nên không thể hiểu rằng chủ nhà được yêu cầu người thuê rời đi bất cứ lúc nào. Ngày gửi thông báo, ngày nhận thông báo và ngày trả nhà nên được xác nhận bằng văn bản hoặc phương thức mà hợp đồng đã quy định.

Vi phạm, trả nhà và xử lý tiền bảo đảm

Hợp đồng nên liệt kê các hành vi có thể dẫn đến chấm dứt theo pháp luật hoặc theo thỏa thuận, chẳng hạn không trả đủ tiền từ 03 tháng trở lên mà không có lý do đã thỏa thuận, sử dụng sai mục đích, tự ý đục phá, cơi nới, cải tạo, phá dỡ hoặc cho mượn, cho thuê lại không được đồng ý. Khi trả nhà, hai bên nên chốt công tơ, kiểm kê tài sản, chụp ảnh hiện trạng và ghi nhận chìa khóa trong biên bản, sau đó tách hư hỏng có sẵn khỏi thiệt hại phát sinh. Khoản tiền bảo đảm chỉ nên được khấu trừ theo căn cứ đã ghi, kèm chứng từ chi phí hoặc cách xác định mà hai bên có thể kiểm tra; thời điểm hoàn trả thực hiện theo thỏa thuận, không nên mặc nhiên cam kết hoàn nguyên vẹn trong mọi trường hợp.

Nhà đổi chủ giữa kỳ không đồng nghĩa hợp đồng tự mất hiệu lực

Nếu chủ sở hữu chuyển quyền sở hữu căn nhà đang cho thuê khi thời hạn thuê vẫn còn, người thuê được tiếp tục thuê đến hết thời hạn hợp đồng và chủ sở hữu mới tiếp tục thực hiện hợp đồng, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Khi nghe thông tin nhà có thể được bán, người thuê nên kiểm tra điều khoản về chủ thể nhận tiền, thông báo và bàn giao hồ sơ, thay vì tự coi hợp đồng đã chấm dứt. Một phụ lục hoặc xác nhận bằng văn bản về người tiếp nhận quyền và nghĩa vụ sẽ giúp giảm tranh chấp, nhất là khi còn tiền thuê đã trả trước hoặc tiền bảo đảm chưa được đối chiếu.

Hiệu lực văn bản, công chứng và tạm trú: kiểm tra gì trước khi ký?

Hợp đồng phải bằng văn bản, còn công chứng là lựa chọn của các bên

Hợp đồng thuê nhà ở phải lập thành văn bản và cần đủ thông tin các bên, mô tả nhà ở và thửa đất gắn với nhà ở, giá giao dịch, thời hạn và phương thức thanh toán, thời gian giao nhận, quyền nghĩa vụ, cam kết, thỏa thuận khác, thời điểm hiệu lực, ngày ký và chữ ký. Giao dịch thuê nhà ở không bắt buộc công chứng hoặc chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu; thời điểm có hiệu lực do các bên thỏa thuận, nếu không thỏa thuận thì là thời điểm ký. Trước khi ký, người thuê nên đối chiếu người cho thuê với thông tin trên giấy tờ họ cung cấp, địa chỉ thực tế, phần nhà được giao và phụ lục bàn giao, đồng thời giữ bản hợp đồng cùng chứng từ thanh toán.

Tạm trú và những nhầm lẫn cần xử lý trước ngày nhận nhà

Người đến sinh sống ngoài phạm vi đơn vị hành chính cấp xã nơi đã đăng ký thường trú từ 30 ngày trở lên để lao động, học tập hoặc mục đích khác thì phải đăng ký tạm trú; thời hạn tạm trú tối đa là 02 năm và có thể gia hạn nhiều lần. Người thuê cần chủ động thực hiện thủ tục khi thuộc trường hợp pháp luật quy định, còn hợp đồng nên ghi rõ địa chỉ nhà, thông tin bên cho thuê và phạm vi thuê để hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, chứ không nên ghi như một cam kết bên cho thuê thay cơ quan nhà nước hoàn tất thủ tục. Tính đến 2026-08-13, Luật Nhà ở đang được áp dụng theo Văn bản hợp nhất số 132/VBHN-VPQH ngày 29/08/2025, với thời điểm hiệu lực thực tế từ ngày 01/08/2024 sau khi Luật số 43/2024/QH15 điều chỉnh; trang công bố văn bản gốc vẫn thể hiện mốc 01/01/2025, nên đây là điểm nguồn đang lệch nhau và không nên dùng mốc sau làm tình trạng pháp lý hiện hành. Trước khi đặt tiền và ký, vẫn cần kiểm chứng chủ thể cho thuê, phạm vi sử dụng, cách tính chi phí, điều kiện chấm dứt và chứng từ bảo đảm theo hồ sơ cụ thể; thông tin có thể thay đổi theo công bố chính thức.